1. Amaç

İşbu Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının amacı, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 31/01/2018 tarihli ve 2018/10 sayılı Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararından doğan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde alınan teknik ve idari tedbirlerin ortaya konulmasıdır.

2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

Şirket, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde Kanun’a ve diğer mevzuat hükümlerine riayet eder. Bu doğrultuda özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki ilkelere uygun olarak işlenir:

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma

1. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
2. Mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, Şirket tarafından veri sahibinin açık rızasının alındığı durumlarda ya da kanunlarda öngörülen hallerde işlenmektedir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise veri sahibinin açık rızasının alındığı durumlarda ya da kamu sağlığının korunması, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, koruyucu hekimlik, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla ve Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik’te öngörülen esas ve usullere göre işlenmektedir.

3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket, özel nitelikli kişisel verilerin Kanun’a ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi ile özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için her türlü tedbiri almaktadır. Bu kapsamda alınan tedbirler aşağıda sıralanmıştır:

4. İdari Tedbirler

Şirket, özel nitelikli kişisel verilerin işlenme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda düzenli eğitimler vermektedir.

Şirket, çalışanları ile veri güvenliğinin sağlanması için gizlilik sözleşmeleri akdetmektedir.

Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcılar, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmakta ve periyodik yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir.

Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların kişisel verilere erişim yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Şirket, bu kapsamda çalışanlara tahsis etmiş olduğu envanterleri derhal iade almaktadır.

5. Teknik Tedbirler

Elektronik Ortamda Muhafaza Edilen ve/veya Erişilen Özel Nitelikli Kişisel Veriler Bakımından Alınan Teknik Tedbirler

Özel nitelikli kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları oluşturan ve son güncelleyen bazında güvenli olarak loglanmaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta ve test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilerin erişildiği yazılımlara ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta ve test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilere uzaktan erişim sağlandığı hallerde en az iki kademeli doğrulama sistemi kullanılmaktadır.

6. Fiziksel Ortamda Muhafaza Edilen ve/veya Erişilen Özel Nitelikli Kişisel Veriler Bakımından Alınan Teknik Tedbirler

Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

Bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanmakta ve yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

7. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirket, özel nitelikli kişisel verileri Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları çerçevesinde aktarmaktadır. Veri güvenliğini sağlama amacıyla Şirket tarafından veri aktarımında aşağıdaki kurallar uygulanmakta ve bu kapsamda periyodik denetimler gerçekleştirilmektedir.

8. E-Posta Yoluyla Aktarım

Özel nitelikli kişisel verilerin e-posta yoluyla aktarıldığı hallerde şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarım yapılmaktadır.

9. Taşınabilir Bellek, CD, DVD Gibi Ortamlar Yoluyla Aktarım

Özel nitelikli kişisel verilerin taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarıldığı hallerde güvenlik amacıyla şifreleme işlemi yapılmaktadır.

10. Farklı Fiziksel Ortamlardaki Sunucular Arasında Aktarım

Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında özel nitelikli kişisel veri aktarımında, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir.

11. Kâğıt Ortamı Yoluyla Aktarım

Özel nitelikli kişisel verilerin kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.

12. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

Özel nitelikli kişisel veriler, Şirket tarafından Kanun ile diğer mevzuata ve Kurul tarafından yayımlanan “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler” başlıklı kararına uygun olarak aşağıdaki hallerde saklanmaktadır:

1. Veri sahibinin açık rızasının elde edilmiş olması
2. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasının kanunlarda öngörülmüş olması

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla saklanması

Şirket tarafından Kanun ile diğer mevzuata uygun olarak saklanan özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki sebeplerin ortaya çıkması halinde re ’sen ya da veri sahibinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir:

1. Özel nitelikli kişisel veri saklama faaliyetinin veri sahibinin açık rızasına dayandığı hallerde açık rızanın geri alınmış olması
2. Özel nitelikli kişisel verilerin saklanma amacının gerçekleşmiş, imkânsızlaşmış ya da diğer herhangi bir yolla ortadan kalkmış olması

• Özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasına dayanak teşkil eden mevzuat hükümlerinin değişmesi ya da yürürlükten kalkması

6. Kanun’un 6. maddesinde yer alan işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olması
7. Veri sahibinin Şirket’e usulüne uygun olarak ilettiği özel nitelikli kişisel verilerinin imhasına ilişkin talebinin Şirket tarafından haklı görülmesi ve olumlu sonuçlandırılması
8. Şirket’in, veri sahibi tarafından özel nitelikli kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması.

Saygılarımızla

EN GÜMRÜK MÜŞAVİRLİĞİ LOJİSTİK DEPOLAMA İTHALAT VE İHRACAT TİCARET A.Ş.